В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях. Синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.
Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, поэтому ее лексика предельно обобщена. В официальных документах отдается предпочтение родовым понятиям: прибыть (а не приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.
Возможности лексической сочетаемости слов в деловой речи ограничены: служебное письмо – составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор – объявляется, порицание – выносится, оклад – устанавливается и т.д.
К морфологическим признакам относится многократное использование определенных частей речи:

1. существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);
2. существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);
3. отглагольные существительные с частицей не- (несоблюдение, непризнание);
4. производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);
5. инфинитивные конструкции (провести осмотр, оказать помощь);
6. глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…).
7. сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуа­тационный, вышеуказанный, нижепоименованный).

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами.
Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т.п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы – слова типа исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.
Использование таких форм позволяет точно передать смысл и исключить неоднозначное толкование.
К синтаксическим признакам относятся:

1. употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными, например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;
2. наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);
3. нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…);
4. преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: (При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника).

По тематике и разнообразию жанров выделяют две разновидности: официально-документальный стиль и обиходно-деловой стиль. В официально-документальном стиле можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов (Конституция РФ, законы, уставы), и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями (меморандум, коммюнике, конвенция, заявление). Обиходно-деловой стиль делится на язык служебной переписки между учреждениями и организациями, и язык деловых бумаг.
Служебная переписка, как правило, включает в себя деловые письма и коммерческую корреспонденцию. Деловые бумаги делят на: справки, удостоверения, акты, протоколы, заявления, доверенности, расписки, автобиографии и др. Для всех этих документов характерна определенная стандарти­зация, которая облегчает их составление и использование и рассчитанная на экономию языковых средств, устранение неоправданной информационной избыточности.
Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа – предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. В деловой речи недопустимо использование разговорных, просторечных, диалектных и т.п. слов и фразеологических оборотов. Конечно, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.
Каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально.
Одно из главных требований к письму – его краткость. Желательно уложиться на одной странице. Письмо должно быть четким и ясным. Следует избегать многосложных, иностранных, сугубо специальных слов и выражений. Письмо должно быть написано короткими предложениями, в которых четко сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.
Если даже кажется, что письмо написано безупречно, лучше отложить его на некоторое время. И перечитать еще раз чуть позже. Наверняка обнаружатся неточности или излишне эмоциональные выражения.
Письмо должно строиться по схеме: внимание – интерес – просьба – действие: Уважаемый… Хочу сообщить вам нечто важное. Мы предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь. Нам требуется помощь людей, готовых… Мы призываем Вас…» Только нужно помнить, что формулируя просьбу, не следует предоставлять адресату слишком большой выбор. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.
Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи - высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.
Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речь. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.